Добавлено: Чт Дек 16, 2010 10:15 Заголовок сообщения: Создание каталога фиалок в Excel
vzroslik писал(а):
Мячик
или про каталог или я поплыву себе дальше
Со скриншотами и прочими интимными подробностями...
Ну да, ну да, про каталог.
У меня есть мысль про урок оформления каталога в Excel.
Вот сейчас наскриншотю интимных подробностей каталогостроения и выложу.
_________________ https://www.facebook.com/shevchenko.tetyana
Начнем с того, что Microsoft Excel - это специализированная программа для работы с таблицами.
Она отличается от Microsoft Word, где можно составить только текстовую таблицу. Ее ну максимум рассортируешь по алфавиту. В Excel можно фильтровать записи, производить вычисления, обрабатывать данные, строить графики и прочее. В программе прорва приятных мелочей, они упрощают работу по вводу данных и позволяют с этими данными играться.
База данных (наш каталог) в Excel представляет собой таблицу. Если оформление "шапки", заголовка этой таблицы отличается от остального текста (цвет, шрифт, выравнивание), то программа автоматически распознает "базу данных" и сама определит ее границы. Пустых строк в автоматически определяемой таблице быть не должно, чтобы Excel не ошибся.
После этого он сможет производить с нашим каталогом многие автоматические операции. _________________ https://www.facebook.com/shevchenko.tetyana
Запустить программу можно через Пуск-Программы-Microsoft Office-Microsoft Excel.
При запуске открывается пустой разграфленный лист. Это сетка, в которой и создается любая таблица. Стартово листов три (ярлычки внизу экрана).
Можно создавать один общий каталог, а можно отдельно вести каталоги стандартов, миниатюр, трейлеров и остального на разных страницах. У меня, например, каталог один, общий, каждое растение помечено - стандарт это, мини или трейлер. Я могу как рассортировать все сорта по алфавиту, так и отфильтровать отдельно мини, например.
Для ведения только компьютерного учета удобно держать из нескольких отдельных таблиц. Для распечатывания и рассылки почтой каталог удобнее иметь общий, но это дело хозяйское.
Экселевский файл называется "книга", вот и будет книга-каталог из нескольких страниц, по одной для каждого вида растений.
Создание заголовков столбцов (шапки таблицы)
Допустим, коллекция у нас небольшая и мы будет делать общий каталог. Сделаем следующие колонки:
1. Тип
2. Номер
3. Наименование
4. Селекция
5. Описание
При желании можно добавить любые другие.
Ввод текста в ячейку завершается нажатием Enter.
Редактирование введенного текста - двойной щелчок по ячейке.
- Изменить ширину столбца можно, перетаскивая мышкой границу между заголовками столбцов (между буквами вверху).
- Аналогично изменяется высота строки, перетаскиванием границы между заголовками строк (слева, между цифрами)
Выделяем все ячейки шапки (перетаскиваем курсор нажатой кнопкой мыши).
Центрируем текст по ширине и высоте ячеек.
Раскрашиваем ячейки на свой вкус.
Как показывает практика, названия сортов, фамилии селекционеров и описания фиалок очень редко впечатывают с клавиатуры. Чаще их копируют из интернетных каталогов и вставляют в соответствующие ячейки. Это удобно и очень ускоряет работу.
Но в этом способе есть подводные камни, они обнаруживаются уже позже, и как их исправлять - совершенно непонятно.
Вдруг оказывается, что вместо обычного текста вставилась ссылка. Или на вид вроде обычный текст, а не сортируется... Или буквы почему-то громадные... и синие...
Чтобы не влезать в дебри, предлагаю упростить жизнь следующим способом.
Перед вставкой в ячейку скопированного из интернета текста дважды щелкните по этой ячейке мышкой. Вы попадете в так называемый "режим редактирования" и все вставится правильно, в виде текста. А всякие служебные невидимые символы, которые вы прихватили вместе с буквами названия фиалки, просто исчезнут.
Проверяйте, не скопировали ли вы пробелы перед первым словом! В рассортированном позже списке названия с начальными пробелами окажутся в самом верху, еще до буквы А.
При вводе одинакового текста в колонке Excel будет предлагать вам автозавершение набора, если такой текст уже встречался в колонке выше. Очень удобная штука, но работает только если выше нет пропущенных пустых ячеек.
Автоматическая нумерация ячеек
Десять-двадцать строк пронумеровать можно и вручную, но штук так триста... Лучше автоматизировать.
- Вводим первую цифру и затем вторую (задаем стартовое число и шаг).
- Выделяем две эти ячейки
- Ухватив за маленький крестик в уголке, растягиваем нумерацию на нужное количество ячеек.
Обратите внимание, что текст в Excel автоматически выравнивается влево, а цифры - вправо.
Введенные данные получатся не очень красиво выровненными, но это поправимо:
- выделяем нужные столбцы, перетаскивая нажатый курсор по заголовкам столбцов (А,В,С...)
- центрируем текст в ячейке по высоте, там легкоузнаваемая кнопка на панели инструментов. Иногда нужно щелкнуть по ней пару раз, чтобы добиться нужного эффекта.
Нюанс.
Если у вас предыдущая версия Excel, то кнопку выравнивания по вертикали вы на панели не найдете. Но она есть в меню:
Формат - Ячейки - вкладка Выравнивание - По вертикали.
Вариант выравнивания выбирается из списка.
Вот, собственно, после этого каталог уже будет считаться вроде как созданным.
Дальше его нужно только наполнять и уже можно им играться. _________________ https://www.facebook.com/shevchenko.tetyana
Последний раз редактировалось: пані М'ячик (Пт Дек 24, 2010 13:00), всего редактировалось 1 раз
Остальное я сделаю потом, фильтрацию, сортировку, печать и прочее.
И хорошо бы, чтобы были вопросы по уже выложенному и конструктивная критика, вдруг я что-то важное выпустила или лишнее расписала. Тогда можно будет отладить и сделать полноценный урок, но мне нужна помощь начинающих, я реально уже не знаю, какие могут возникать проблемы при создании таблицы в Экселе. _________________ https://www.facebook.com/shevchenko.tetyana
Таня, все замечательно. А я и не знала, что двойной щелчок на ячейке дает возможность редактирования текста
При автонумерации ввожу только первую цифру, все остальное делаю также. _________________ Будь собой, остальные роли уже заняты (Оскар Уайльд)
Вы не можете начинать темы Вы не можете отвечать на сообщения Вы не можете редактировать свои сообщения Вы не можете удалять свои сообщения Вы не можете голосовать в опросах